鍋綿ブログ

C#・SharePoint・SharePoint Framework・Office365を中心に扱うブログです。

SharePoint ハブ サイト活用例 ~ ハブ サイト参加の申請/承認 ~

 SharePointのサイトは一度作成すると中身のコンテンツを移動するのが面倒ですよね。一度作成したサイト内のコンテンツはできるだけ動かさなくて良いように、関連性の高いコンテンツを1つのサイトにキッチリまとめておきたいものです。

 ただSharePointサイトはTeamsグループにも紐づいているので、サイトやグループの構成を真面目に考えるとサイトの数は多くなりがちです。Office 365は検索機能がしっかりしているので何がどこにあるか覚えたり気にする頻度は高くないのですが、関連する情報がしっかりまとまったサイトが欲しくなるのも事実。複数のサイトに分散する情報をどうまとめて表示しようか・・。こういった悩みを解決する機能がSharePointの「ハブ サイト」です。

 

  

ハブ サイトとは

 「ハブ サイト」は複数のサイトを関連付けるための機能で、デザインやナビゲーションを統一したり、同じハブ内のサイト全体から情報を検索したりといったことが行えます。機能の詳細については別の記事でご紹介しています。

SharePoint ハブ サイト体験談 - 鍋綿ブログ

ハブ サイト活用例

 今回は以下のような例を考えてみたいと思います。

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サイト間の関連

 事業部のサイトとプロジェクトのサイトがそれぞれ複数あり、事業部サイトにプロジェクトサイトを関連付けるという例です。この例では〇〇システム開発プロジェクトのサイトがSI事業部のサイトに紐づいており、下記画像のようにデザインやナビゲーションを共有しています。画像が小さくて分かりづらいかもしれません。画像をクリックして全画面で見てみてください。

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SI事業部のデザインが〇〇システム開発プロジェクトにも反映されている様子

 上記画像ではデザインとナビゲーションだけでなく、画面に表示されるコンテンツにも影響する様子が分かります。SI事業部のサイトに〇〇システム開発プロジェクトのニュースが表示されていますね。

 さてここで、ある事情で〇〇システム開発プロジェクトの担当がSI事業部からAI事業部に変わったとします。ハブの関連付けをAI事業部に切り替えました。 

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ハブ サイトの関連付けを変更

 SI事業部のサイトからは、〇〇システム開発プロジェクトサイトのニュースが消えました。代わりにAI事業部のサイトに表示されています。〇〇システム開発プロジェクトのサイトではデザインとナビゲーションがAI事業部のものに変わりました。

 このようにハブ サイトを利用するとサイト間で統一したナビゲーションやデザインを持たせ、ハブ内のコンテンツをまとめて表示することもできます。コンテンツの権限には影響しないので、ハブ サイトにしたりそこへ関連付けたからといって見えてはいけない(権限の無い)コンテンツが表示される心配はありません。

 ただ、このようなサイト間の関連付け操作を全部IT部門がやるのは負荷が大きいですね。かと言って誰でも関連付けを変更できるのは困る。ある程度の統制、つまり関連付けの申請/承認機能が必要です。前置きが長くなりましたが、ここから本題です。

ハブ サイトへの参加を承認制にする

 ハブ サイトへの参加を承認できるユーザーを決め、ユーザー自身で関連付けを変更できるようにしておけばIT部門の負荷を減らすことができます。これを行うには以下の手順が必要です。

 1.IT部門がハブ サイトの参加を承認できるユーザーを設定する

 2.サブ サイト参加の申請/承認ワークフローを設定する

順番に手順を見ていきます。

1.IT部門がハブ サイトの参加を承認できるユーザーを設定する

 この操作はSharePoint管理センターで行います。そのためIT部門が設定するケースがほとんどだと思います。

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承認者の設定

 設定は簡単。SharePoint管理センター > アクティブなサイト の画面でサイトを選択し、ハブ > ハブ サイトの設定の編集 メニューをクリックしてユーザーを入力するだけです。

2.サブ サイト参加の申請/承認ワークフローを設定する

 Power Automateを利用して申請/承認ワークフローを構築し、それをユーザーが実行できるように設定します。最低限動くものは自動で作られるので文言などを整えるだけで済みますが、これをユーザー部門にやらせてしまうとその人が居なくなってアカウントが消えた時にフローまで失われてしまうので、これもIT部門が行うのが無難かと思います。

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ワークフローの新規作成

 最初の手順はワークフローを新規作成することです。これはハブ サイトにするサイトで右上の歯車マーク > ハブ サイトの設定 画面で「関連付けられているサイトへの参加に承認を要求する」を「必須」に切り替え、「作成」ボタンをクリックすると自動で行われます。画面の案内どおり進めると下記画像のように承認者を入力させられます。

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承認者の入力

  承認者は個人のアカウントです。グループは入力できないのでご注意ください。できあがったフローの編集画面を開くと下記画像のようになっています。

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Power Automate の編集

 実際に作成をして中を見てもらうと分かりますが、承認依頼や結果の通知を行う際の文言が英語です。各アクションを編集してお好きな文言に変えてあげましょう。

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承認フローの概要

 上記画像のようにフロー名や説明も分かりやすいものに変えてあげるのがお勧めです。次にこのフローをユーザーが実行できるように、「実行済みのユーザー」を編集します。上記画像赤枠の「編集」リンクで行えます。

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実行のみのユーザー

 この例では「すべてのユーザー」を入力しました。グループや個人を入力すればハブ サイトへの参加要求を実行できるユーザーを絞ることができます。その下の「使用する接続」欄は変えなくて大丈夫です。

申請/承認を実行してみる

 ここまでで設定は完了です。実際に実行して動作を確認しましょう。まずユーザーの気持ちになってハブ サイトへの参加を申請してみます。ハブ サイトに参加するサイト(今回の例では〇〇システム開発プロジェクトのサイト)で右上歯車 > サイト情報 > ハブ サイトの関連付け を変更して保存します。

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申請の開始

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コメントの入力

 コメントを入力して送信したらユーザーは待つのみ。承認者には以下のような承認依頼が届きます。

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承認依頼メール

 これを承認するとハブ サイトへの参加が完了します。申請者には通知が届きます。

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完了通知メール