SharePoint Online の新規機能である「ハブ サイト」を触ってみましたので、
感触を書いていきます。
[2020/10/30 最新化済！]
ハブ サイトとは？
ハブ サイトは、SharePoint Onlineで作成したサイトを互いに関連付けるための機能です。
部署、プロジェクト、国や地域でそれぞれSharePoint サイトを持ちたい場合、
各サイトを階層構造に従ったサブサイトとして作成すると、
組織改編などで階層構造が変わった場合にコンテンツの移動や再作成が必要になり、
非常に大きなコストがかかってしまいます。
サイト階層の管理にコストがかかるということは、それだけユーザーからの要望にも対応しづらいということですから、SharePointの活用範囲が狭まってしまいます。
ハブ サイトを利用すると、サイト間の関連付けを「親サイトとサブサイト」という形ではなく「ハブ サイトとの関連付け」として持てます。
営業1課のサイトを営業部サイトのサブサイトとして作るのではなく、独立して作れるということです。
１つ１つのサイトが小さくなるので、管理が非常に簡単になります。
ただし２階層以上の階層構造が持てません。そもそも大きな構造を作るなってことですね。
関連付けは後から変更できますので、軽いノリで関連付けても大丈夫です。
ハブ サイトの機能概要
外観の共有
ハブ サイトで行った「外観の変更」が、関連付けられた他のサイトにも反映されます。
サイトのブランド化に効果がありますね。
ナビゲーションの共有
ハブ サイトで行ったナビゲーション設定が、関連付けられた他のサイトにも反映されます。
コンテンツの共有
「サイトの強調表示」Webパーツや、「ドキュメント ライブラリ」Webパーツなどで、ハブ サイトとそれに関連付けられている全てのサイト内から情報を表示することができます。
サイト内の新着表示や文書共有などが簡単に行えるようになります。
ハブ サイトの用途・利用シーンは？
- 関連するサイトの情報を表示したい
- 関連するサイトのデザインを統一したい
などの要望があり、サイト間の関連性を柔軟に組み替える必要がある場合に有用です。
特に、全員若しくは一部のユーザーにサイトを作成する権限を与えている場合、
サブサイトを作成させてしまうと1つのサイトが膨大なコンテンツを抱えてしまい
メンテナンスが難しくなるため、ハブ サイトが役に立ちます。
ハブ サイト設定後の画面はどうなる？
以下の構成を作ってみました。
営業部は赤をテーマに外観を設定しました。
また、ハブ サイト間で共有するナビゲーションにGoogleへのリンクを追加しました。
ここに関連付けた営業1課のサイトでは、外観もナビゲーションも設定していませんが、
ハブ サイトの設定を共有して同じように見えています。
上の画像で見えている「コミュニケーション課のニュース」は、営業1課のサイトに投稿したアイテムです。
「営業部ニュース」は、営業部サイトに投稿しました。
同じハブ サイト内にあるので、このように両方のサイトからアイテムを表示することができています。
企画部のハブ サイトに関連付けた企画1課では、紫の外観が適用されています。
共有されているナビゲーションもGoogleではなくYahooです。
試しに企画1課を企画部のハブ サイトではなく営業部のハブ サイトに関連付けてみました。
外観もナビゲーションも変わっています。
画像に映っていませんがニュースには営業部のニュースも表示されていました。
ハブ サイトはどうやって設定する？
ハブ サイトを作成するには、以下の準備が必要です。
-
ハブ サイトにするサイトの作成 (モダンサイトである必要有)
-
ハブ サイトに関連付けるサイトの作成 (モダンサイトである必要有)
これらを準備したうえで、以下の手順でハブ サイトを作成します。
サイトをハブ サイトにする
この操作はSharePoint管理センターで行います。
サイトをハブ サイトに関連付ける
対象のサイトに接続し、右上歯車 > サイト情報 から、「ハブ サイトの関連付け 」のドロップダウンで設定します。
選択肢が無い場合、ハブ サイトが作成されていませんので、前述のコマンドで作成します。
ハブ サイト活用案
SharePoint ハブ サイト活用例 ～ ハブ サイト参加の申請/承認 ～ - 鍋綿ブログ
