SharePointとExcelの連携

Excelは便利ですよね。
とにかく知っている人が多いし、社内の人もお客様もExcelをインストールしていない人のほうが少ないです。
Office 365入れたしExcel卒業すっかなー
ナントカ申請もカントカ申請も全部Excelじゃどーしょもないなー
でも無理ぽ。

という方、とりあえず既存の申請書をSharePointに連携するところから始めてみませんか？

連携するとこうなる

とまあタイトルのままなのですが、ExcelのセルとSharePointの列が1対1で同期します。単にファイル管理用のフォルダとしても見やすいですが、データをSharePointの列として持てていることで活用の幅がかなり広がります。

例えばファイルアップロード後に承認フローを回したり、値をグラフ化したりといったことができるようになります。それぞれのやり方は以前の記事で紹介しています。

列を作ってビューを整えます。列名は英語で作るほうが無難です。
(列の作成時に列名を2バイト文字にすると、URLエンコードされた読めない文字が列名になってしまいます。)

Excelと連携する列は、「コンテンツタイプ」に含めてはいけません。ライブラリの設定画面で、詳細設定 > コンテンツタイプの管理を許可するをチェックし、コンテンツタイプの設定画面で先ほど作成した列を削除してください。

Excelを開き、連携したいセルに名前を付けます。

ファイル > 情報 > プロパティ > 詳細プロパティ > ユーザー設定タブを表示します。内容にリンクをチェックして先ほど付けたセル範囲名を選択し、プロパティ名をSharePointの列名と同じにします。

設定は以上です。簡単ですね。

設定が終わったら、以下の方法で連携機能を利用できます。

先ほど仕掛けをしたExcelファイルをコピーするなどして自分用のファイルを作成します。ファイルに値を入力して申請書を完成させます。

後はドキュメントライブラリにドラッグしてアップロードするだけです。簡単！

以上、SharePoint - Excel 連携の方法でした。