シンプルな全社ポータルのデモサイトを公開しました

SharePoint Onlineで全社ポータルサイトを構築する際の参考に、モダン標準機能で「シンプル」をテーマにサイトを構築してみました。

尚、今回構築した全社ポータルサイトは実際に触れるデモとして公開しておりますので、是非こちらからアクセスしてみてください。

サイトの構成

今回はたった１つのサイトしかありません。

トップページ

ポータルサイトのホームページです。

Microsoft Searchが登場した今、トップページから目で欲しい情報を探す事はしなくても良くなりました。そこでトップページでは「検索してもらえないけど全社員に伝えたい情報」を置くことにし、５つの固定記事と新着情報を載せました。

トップページのイメージ

ニュースとドキュメントにはタグを付ける

このサイトでは、「ニュース」と「ドキュメント」を使って情報を掲載します。
それぞれに「組織」と「タグ」の２つのフィールドを用意し、検索しやすいようにしました。

組織とタグで検索を補助

ポイント

情報の整理にはタグを使おう

ファイルサーバーではフォルダ分けをして情報整理を行うことが多いですが、SharePointでそれは愚策です。フォルダ階層は検索にヒットせず、結局目視でファイルを探すことになります。また、組織階層をフォルダに再現する場合、組織改編時にファイルを移動したりフォルダを再編する手間が大きいです。

代わりにタグを利用すれば検索がしやすくなりますし、組織改編時はタグの選択肢になっている用語セットを修正するだけで済みます。

但しフォルダと違ってタグでは権限管理ができませんので、そこは注意が必要です。

以上、参考になれば幸いです。