SharePoint Onlineで全社ポータルサイトを構築すると情報共有の場ができます。今まで共有できていなかったファイルや情報が発掘されて急にコンテンツ量が増えたりしますよね。特に中規模以上の組織ではサイトが大きくなりすぎたり権限管理が煩雑になったりと色々大変です。
この記事でご紹介するサイトでは、コンテンツをいくつかの大きな分類に分けてそれぞれに管理者を置けるようにしました。情報システム部門に管理権限が集中してしまうと負担が増大して管理しきれなくなりますので、管理権限の一部をユーザー部門に委譲することで隅々まで管理者の目を届かせる作戦です。
尚、今回構築した全社ポータルサイトは実際に触れるデモとして公開しておりますので、是非こちらからアクセスしてみてください。
サイトの構成
今回は４つのサイトを構築し、ハブ サイトの機能で全体として１つのポータルサイトを構成するようにしました。
[デモ]ホーム サイト
ポータルサイトのホームページです。
このサイトはハブ サイトとして登録しており、ハブ内のすべてのサイト（後述の３つのサイト）から情報を吸い上げて表示しています。従って事業の変革に伴ってポータルを再編成したとしても、このサイトは大きく変えずに済みます。非常に変更に強く柔軟な構成です。
また、柔軟性を最大限保つため、このサイトには会社全体、ポータル全体に関する情報しか投稿しません。下図で言えば最上部の５つのニュースだけです。
[デモ]経理 サイト
今回のポータルサイトで大事な点は「ポイント」の章で後述していますが、「ハブ サイトの活用」と「サイト分割の考え方」です。経理・人事・ITという分け方と各サイトの内容はサンプルに過ぎません。
今回構築した経理サイトは、私が勝手にイメージする「経理の人が作りそうなサイト」にしました。画像を使わず文字だけで発信するとこうなる、という例です。
[デモ]人事 サイト
人事のお仕事って対外的な活動が多いせいか、見た目も大事にしまする人が多いイメージです。画像や動画を使った発信を心掛けました。
[デモ]IT サイト
IT部門はデザインに拘らなそうですね。（勝手なイメージ）
コンテンツには拘りそうなのでロードマップなんかを公開してみました。
ポイント
ハブ サイトの活用
ハブ サイトは複数のSharePointサイトを互いに関連付けるための機能です。今回はIT・人事・経理の３サイトをホームサイトに関連付け、全体として１つのポータルサイトを構築しました。このようにすることでSharePointサイトは「後付け」で成長することができますし、変更も容易です。
例えば組織の成長に伴って今までにないコンテンツをポータルに追加したくなった場合、新しくサイトを作ってハブに関連付けるだけで済みます。新規サイトなので既存の仕組みに影響を受けることも少なく、権限管理もサイト内で適切に行うことができます。ハブ サイトについては別途ご紹介していますので、こちらも併せてどうぞ。
サイト分割の考え方
今回は組織毎ではなくコンテンツの分類毎にサイトを分けました。
組織毎のサイトにしてしまうとどうしても組織改編なんかが面倒です。サイト間ではうまくニュースが移せなかったりします。コンテンツ毎ならば組織改編があっても権限の付け替えだけで済みます。
以上、参考になれば幸いです。
