Microsoft 365グループはグループメール、SharePointサイト、タスク管理(Planner)、動画共有(Stream)などがセットになったものです。TeamsのチームもMicrosoft 365グループに紐づけて作成されます。便利な反面、グループに紐づくサービスが複数あるため１つグループを作成すると意図しない範囲に影響を及ぼすことがあります。
既定ではライセンスを持つユーザーなら誰でも新しいグループを作成することができる状態になっています。ファイル置き場にもなるSharePointサイトなどは個人情報管理の観点から作成を制御したい場面もあるでしょう。
この記事ではMicrosoft 365グループの作成依頼をSharePointリストに登録し、Power Automateで申請フローを回すサンプルをご紹介します。併せて管理者だけがMicrosoft 365グループを作成できる設定を行っておくことで、一定のガバナンスを保ちながらMicrosoft 365グループを運用できるのではないでしょうか。
申請画面
申請画面はSharePointリストで構築します。
最低限、グループの表示名とメールアドレスを入力できる必要があります。併せて用途も入力できるようにしておくと承認する側の判断材料となるでしょう。また、今回はグループに最初から含めるメンバーも入力できるようにしてみました。過去に行った申請もビューを切り替えて表示できるようにしてあります。
承認フロー
承認フローはPower Automateを使って「項目が作成されたとき」のトリガーで回していきます。ざっくり以下のような処理になっています。
- 「申請ログ」列に「01.申請中」を追加
- 登録者に受付メール送信
- 承認者に承認依頼
- 結果判定
- [承認された場合] 「申請ログ」列に「02.作成済」を追加して登録者に作成済メールを送信
- [却下された場合] 「申請ログ」列に「03.却下」を追加して登録者に却下メールを送信
ポイントは申請者に送付するメールが通知～承認 or 却下まで１スレッドになっているところです。今回はサンプルなので簡単に済ませましたが、フローの途中でSharePointリストアイテムに対する権限設定を行い、申請者がアイテムを編集できないようにしてあげるのも良いかと思います。
以 上 ！
