Office 365は大変機能が多く、進化も速いです。
中でもSharePointは工夫次第で様々な事に活躍出来る反面、
何に使って良いのか迷ってしまうところがあります。
と、いう事で、長年SharePointサイトの構築に関わってきたワタクシが経験した、
SharePointの活用事例を紹介します。
※ 当記事で紹介する内容はあくまで私の主観です。
どう使うのが良いのか
モダン機能の進化に合わせて考え直してみました。
こちらの記事をどうぞ。
特に多い事例
私が提案・構築に関わった案件は、8割が「社内ポータル」でした。
内容は所謂グループウェアを求めるもので、
お知らせ・掲示板・カレンダー・文書共有といったところです。
こういった要望に関しては、モダン機能を前提とした
ニュース・カレンダー・ドキュメント を配置するサイトをご提案しています。
サイト / アプリをどう分割するかが肝になります。
また、申請・承認フローの電子化を目的とするサイトが1割程度ありました。
リストにデータを登録することで申請を行うものが多く、
承認機能はSharePoint DesignerまたはNintex・ネクストセットなどで構築する
ワークフローで賄います。
最近ではMicrosoft Flowを使った承認フローも散見されます。
リストデータをExcel帳票に出力する機能もよく見られます。
逆にExcelで作成した申請書をSharePointに取り込む事例もありました。
残り1割は、件数が少ないもののユニークなものが色々ありました。
- 大規模な文書管理を行うサイト
文書にプロパティを付けて検索しやすくするもので、
製品に文書を関連づけるものや取引先に文書を関連づけるものなど、
データ管理＋文書管理といった趣の使い方を求められました。
- データ管理と検索を行うサイト
文書ではなくひたすらデータを溜め込んで検索するもので、
電話帳・座席表・ノウハウ集・ブログ・日報などを構築しました。
活用事例の紹介
本物は当然掲載出来ませんので、ここからはブログ記事へのリンク集とします。
サイト構築に関する技術の部分を主眼にした記事ですが、
画面イメージだけでも参考になると思います。
社内ポータル
コミュニケーションサイトのテンプレートを基に作った例です。
全社ポータルだとか部門のポータルだとかに使いやすいと思います。
情報の発信は少数の投稿側から多数の閲覧側への一方通行を想定しています。
Teamsで作った例です。
ポータルの参加メンバー同士がチャットなんかでやり取りする場合に
利用しやすいかと思います。
（プロジェクトのポータルとか部活動とかそういった単位が多いかと。）
Teams以外にも適用できます。
IT部門での利用を想定して作った例です。
承認・申請
最新機能を使った構築例を紹介しています。
こちらはSharePointとFlowだけで構築した例です。
PowerAppsを組み合わせてこのような構築例もアリです。
承認者はどうやって設定すればいいのよっていう方はこちらの記事などいかがでしょうか。
申請書をExcelで運用している方は、申請書をSharePointにアップ ⇒ 申請書の内容をSharePointに連携 ⇒ 承認フロー開始 という手段も採れます。
その他
リンク集
単品機能として「リンク集」をサイトに組み込む例です。
検索機能
どんなサイトにも検索機能は必要です。
他のサイトの情報を集約（ハブ サイト）
サイトが頻繁に作られたり削除したりする状況で、それらのサイトの情報を集約して表示するポータルページが欲しい場合には、ハブ サイトが有効です。
- 組織改編が頻繁。でも組織毎にサイトが欲しい
- ユーザー自身がサイトを作成する（Teams / Planner / Office 365グループ作成時に自動生成されるものも含む）
などの場合にいかがでしょうか。
ExcelでなんちゃってBI（データの見える化）
SharePointにデータを溜めまくって表やグラフにするという使い方もアリです。
PowerBIが最強ですが価格重視ならExcelでも出来ちゃいます。
SharePointに興味が出たら
自分でサイトを構築する場合は勿論、業者に依頼する場合でも
企画をしたり要望を伝えたりするために最低限の知識は必要です。
活用事例をざっと眺めて興味を持ってからで良いので、
是非SharePointの基本的なことを知ってください。
初心者向けのブログ記事
とりあえず用語の整理から。
Webパーツ一覧
Webパーツが多すぎて何を配置したら良いのやら・・という方はこちらなどいかがでしょうか。
書籍
「ひと目で分かる」シリーズが入りやすいです。
